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            如何開一場高效的周例會

            [日期:2018-12-16]   來源:網絡  作者:佚名   閱讀:0[字體: ]

            來源于互聯網,某企業的案例
            當有人提議,『我建議今天周會的主題,是如何有效地開周會』時,沉悶的周例會現場立刻活躍起來。我們先來回顧一下:
            過去我們是如何開周會的
            1. 固定了一個會議開始時間;
            2. 所有參加人員順序發言;
            主要是簡述上周的主要工作,本周的工作計劃,一些重要的信息分享,需要其他部門協作的內容;
            3. 老板在過程中發問,最后總結性發言;
            4. 沒有固定會議結束時間。
            最少需要半個小時,普遍需要一個小時,有時會需要一個半小時。
            周會開得怎么樣
            1. 很少有過全部到場的情況;
            永遠有人請假!何乙ヒ娍蛻,我在路上信號不好...』,各種原因。當然會有不得不缺席的情況?墒,周會的時間是固定的,是否可以提前安排?會有這么多的不可預計?
            2. 幾乎沒有一次是準時開始的;
            周會的前半個小時,微信群里就會發起會議通知。然而直到會議開始后五分鐘,現場人員才開始陸續到來;接下來,催大家到場,催異地接入;大概十分鐘以后,周會才能正式開始。
            3. 會議的氣氛是『這樣』的:
            大多數情況下,會議的氣氛是沉悶的。每個人面無表情或是表情嚴肅,簡單的陳述幾句后,迅速把時間交給下一位繼續;
            有些時候,會議的氣氛是緊張的。當遇到一些緊急事項或者不理想的狀況時,大家默不作聲,等待老板的批評;
            少數時候,會議的氣氛是不愉快的。當遇到意見不統一的時候,大家各持己見,盡力克制卻又無法達成共識,甚至無法有效溝通。
            4. 大家的反應是『這樣』的:
            有幾次的周會被取消了;蛞驗闀r間沖突,或因為其他原因,當群里隱約透露著『今天周會是否可以不開』的消息,立刻會有人表示同意。
            5. 會議的結果是『這樣』的:
            甲:上周的周會說了什么?
            乙:我不記得了;
            丙:沒事,會上沒說什么。
            ******那么,我們還要開周會嗎?******
            ________________________________________
            當然。周會是需要開的。只是,我們需要『換個方式開周會』。這個主題,引起了前所未有的熱烈的討論,最終,我們達成這樣的共識。
            為數不多的調整
            就之前的會議方式,我們決定做一些調整:
            1. 關于工作簡述:
            它的本質是『信息分享』。希望它是周報里未包含的新信息,分享者認為對大多數人來說,它是重要的或是有益的;
            它的期望是『獲得支持』?梢躁愂鲎约河龅降睦щy和瓶頸,尋求其他成員的支持和幫助。
            2. 關于話題討論:
            針對一個或幾個疑難問題,進行頭腦風暴。在有限的時間里,得出一個解決方案或者思路。
            3. 關于會議時長:
            會議不超過一個小時。凡是在一個小時內無法結束的話題,可能需要在另外一個專題討論會上,被討論,被推進,或是解決。
            從周會主持人開始
            在過去的時間里,我們做了一個非常有效的調整,就是確定了周會由與會者輪流主持,共同參與。周會主持人順序按照姓名大寫字母排序,如有時間沖突,由主持人私下進行調整。
            這次,我們給周會主持人賦予了更重大的使命。
            1. 負責人員召集,確保會議準時召開;
            如有遲到人員,當天主持人需給其他會議參與者發紅包以示『抱歉』,抱歉紅包金額=準時到達人數*遲到最大分鐘數。
            2. 記錄關鍵內容,發放會議記要,跟進重點問題;
            記錄本周例會需要解決的問題,若本周解決未果,轉下任主持人繼續跟進。
            3. 創造開放平等的溝通氛圍,協調會議中出現的問題;
            4. 控制會議時長(一個小時),確保高效完成。
            主持人的福利
            1. 主持人可以不接棒;
            本次周會主持人,需要提交周會記錄(包括已解決問題,待跟進問題),方才可以把這一棒交給下一周主持人。否則,主持人可以不接棒。
            2. 獎勵優秀主持人;
            會議是否高效,很大程度上取決于主持人的組織能力、控場能力和跟蹤能力。優秀的會議主持人,應該被獎勵。
            關于待跟進問題
            我們認為:周會的主要目的是解決問題的,如果舊問題一直不被解決,它就變成了一個問題收集器,而非問題解決器。
            于是,我們約定,待跟進的問題,需要確定解決時間。如果是在兩周以后解決,由兩周以后的主持人負責確認是否如期完成。如果沒有完成,那么,本次周會返回到未解決的問題上,而不開始新的議題。
            但是我們也清楚,有些問題是很難被解決的。如果沒有得到解決,被推進了,也被認為是有效的。最終要花一點時間,去討論這個始終無法被解決的問題。
            關于會議的氣氛
            我們注意到,會議的氣氛總是不夠熱烈,是因為大家有所顧忌。
            太多的時候,我們考慮『對方的承受能力』,努力去說『讓對方舒服的』,避免說『對方不高興的』。我們追求『一團和氣』,害怕『吵成一團』。
            可是,我們開周會的目的是什么?
            不就是為了討論問題,解決問題,互相啟發,共同成長么?
            你確定那個明知道你有齲齒還不停的給你糖吃的隊友,是真正的『隊友』?你確定那個言語犀利直擊要害讓你不爽卻幫你改掉了頑疾的『死對頭』,不是真正的『隊友』?
            我們可以想法設法讓對方高興,可是客戶不會;我們如果不給隊友挑戰讓他不爽,客戶就會給我們挑戰,讓我們不爽。
            如果過于考慮對方的承受能力,我們就會變成一個脆弱的團隊,一個脆弱的團隊如何在競爭激勵的市場環境中取勝?
            So,是時候『換個方式開周會』了。


             

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